Kai krovinys kraunamas už 1 500 ar 2 000 kilometrų, didžiausia rizika dažnai slypi ne kelyje, o pačioje pakrovimo vietoje: prekės dar neparuoštos, dokumentai nesutvarkyti, sandėlio darbuotojas nesupranta, ko iš jo nori vairuotojas. Būtent dėl to TEMPUS TRANS krovinių pervežimas iš Rumunijos remiasi ne tik vairuotojais ir vadybininkais Vilniuje, bet ir įmonės padaliniu Bukarešte.
Apie tai, ką vietinė komanda daro kasdien ir kodėl tai svarbu klientui Lietuvoje, kalbamės su Rumunijos padalinio logistikos koordinatore.
Kuo užsiima komanda Rumunijoje?
„Mūsų darbas prasideda dar prieš atvykstant automobiliui, – sako koordinatorė. – Paskambiname tiekėjui, patikriname, ar prekės paruoštos, ar žinomas tikslus padėklų skaičius, ar sandėlis tikrai dirbs tuo laiku, kuris nurodytas užsakyme. Atrodo paprasta, bet būtent šie skambučiai dažniausiai išgelbsti dieną.“
Pasak jos, problema ne ta, kad tiekėjai nepatikimi. Didelėse įmonėse informacija tarp pardavimų skyriaus ir sandėlio ne visada keliauja greitai, o užsienio vežėjo laiškas anglų kalba gali likti neperskaitytas iki pakrovimo ryto.
Kodėl kalba tokia svarbi?
„Biuro darbuotojai daugelyje įmonių kalba angliškai, bet sandėlyje dažnai bendraujama tik rumuniškai, – aiškina koordinatorė. – Kai vairuotojas atvyksta ir negali susikalbėti, prarandamos valandos. Mes galime paskambinti sandėlio vadovui, paaiškinti, kas atvyko, ir susitarti, kad automobilis būtų pakrautas be laukimo eilėje.“
Kalba svarbi ir sprendžiant nesklandumus. Jei paaiškėja, kad dalis prekių nepagaminta, reikia greitai išsiaiškinti, ar laukti, ar krauti tai, kas paruošta. Tokie sprendimai priimami tiesioginiame pokalbyje, o ne laiškais su vertimu.
Kokie dokumentai kelia daugiausia klausimų?
„Nuo tada, kai Rumunijoje privaloma RO e-Transport sistema, daugiausia dėmesio skiriame UIT kodui, – sako koordinatorė. – Jį sukuria tiekėjas, bet vairuotojas turi jį turėti prieš išvažiuojant. Jei kodo nėra, automobilis negali judėti, o patikros metu bauda gali būti didelė.“
Todėl komanda tikrina UIT kodą dar prieš pakrovimą ir, jei reikia, primena tiekėjui. Kartu peržiūrimas CMR važtaraštis, sąskaita ir pakavimo sąrašas, kad duomenys sutaptų.
Kaip vietinė komanda padeda daliniams kroviniams?
Daliniai kroviniai iš Rumunijos dažniausiai surenkami iš kelių tiekėjų ir sujungiami viename reise. Čia vietinė komanda atlieka koordinatoriaus vaidmenį: derina pakrovimo laikus, kad automobilis apvažiuotų tiekėjus logiška tvarka, ir užtikrina, kad nė vienas jų nebūtų praleistas.
Šiame etape svarbų vaidmenį atlieka ir bendras tinklas. TEMPUS TRANS krovinių pervežimas turi padalinius Lenkijoje ir Bulgarijoje, todėl dalis krovinių konsoliduojama ne vien Rumunijoje, o planuojama kartu su kitomis kryptimis. Klientui Lietuvoje tai reiškia reguliaresnius išvykimus ir mažiau laukimo, kol susirinks pilnas automobilis.
Kokios Rumunijos šventės dažniausiai užklumpa netikėtai?
„Lietuvos klientai dažnai nežino, kad stačiatikių Velykos daugeliu metų nesutampa su katalikiškomis, – pastebi koordinatorė. – Didįjį penktadienį ir Velykų pirmadienį dauguma įmonių nedirba. Taip pat švenčiama sausio 24 d., birželio 1 d. – Vaikų diena, rugpjūčio 15 d., lapkričio 30 d. ir gruodžio 1 d., o nuo 2024 m. nedarbo dienomis tapo ir sausio 6–7 d.“
Ji priduria, kad gruodžio pradžioje, kai lapkričio 30 d. ir gruodžio 1 d. sutampa su savaitgaliu ar šalia jo, daug įmonių nedirba ir „tilto“ dienomis. Tokiu metu užsakymą verta planuoti savaite anksčiau.
Kas nutinka, kai pakrovimas vis dėlto vėluoja?
„Vėlavimų pasitaiko, ir svarbiausia – apie juos sužinoti kuo anksčiau, – sako koordinatorė. – Jei iš ryto žinome, kad prekės bus paruoštos tik po pietų, galime pakeisti automobilio maršrutą: pirma pasiimti krovinį iš kito tiekėjo, o pas šį grįžti vėliau. Jei apie vėlavimą sužinome tik tada, kai vairuotojas jau stovi prie vartų, galimybių lieka gerokai mažiau.“
Pasak jos, klientas Lietuvoje apie tokius pokyčius informuojamas iš karto, kartu su nauju numatomu atvykimo laiku. Tada gavėjas gali perplanuoti iškrovimą, o ne sužinoti apie vėlavimą tik tuščiai laukdamas prie rampos.
Ką klientas Lietuvoje turėtų pasakyti iš anksto?
Koordinatorė išskiria tris dalykus. Pirma – tikslų tiekėjo kontaktą, atsakingą už išsiuntimą, o ne tik pardavimų vadybininko. Antra – sutartą Incoterms sąlygą, kad būtų aišku, kas krauna prekes. Trečia – ar krovinyje yra prekių, kurioms reikia ypatingų sąlygų: temperatūros, ADR, akcizo dokumentų.
„Su šia informacija dauguma užsakymų vyksta be vieno papildomo skambučio, – sako ji. – O kai kas nors nesiseka, mes esame čia pat ir galime spręsti vietoje.“
Ką tai reiškia praktiškai?
Vietinė komanda nepakeičia gero planavimo, tačiau ji sutrumpina atstumą tarp kliento Lietuvoje ir tiekėjo Rumunijoje. Užuot laukus atsakymo į laišką, problema išsprendžiama per pusvalandį. Ilgame maršrute, kai kiekviena prarasta valanda gali reikšti praleistą iškrovimą Lietuvoje, šis skirtumas tampa apčiuopiamas.
Klientams, kurie perka Rumunijoje reguliariai, svarbiausias rezultatas – nuspėjamumas: žinoma, kada prekės bus pakrautos, kada išvyks ir kada atvyks, o netikėtumai išsprendžiami vietoje, dar prieš jiems tampant vėlavimu.
