Mažai įmonei personalo apskaita skaičiuoklėje dažnai yra pakankama ir pigiausia. Didėjant darbuotojų skaičiui, keičiantis grafikams ir daugėjant teisinių reikalavimų, skaičiuoklės kaina tampa nematoma: ji slepiasi buhalterės valandose, klaidose ir neatsakytuose darbuotojų klausimuose. Tikroji riba priklauso ne vien nuo darbuotojų skaičiaus, bet ir nuo darbo pobūdžio.
Kaip ekonomistas žiūri į „nemokamą“ skaičiuoklę
Skaičiuoklė atrodo nemokama, nes jos licencija jau sumokėta. Tačiau ekonomikoje svarbi ne įrankio kaina, o viso proceso kaina. Kiek laiko užtrunka suvesti duomenis? Kiek kartų tie patys duomenys perkeliami iš vienos lentelės į kitą? Kiek kainuoja klaida, kai ji pastebima per vėlai? Kiek laiko vadovas laukia ataskaitos, kurią reikia sudėlioti rankomis?
Šių klausimų atsakymai skiriasi priklausomai nuo įmonės dydžio. Todėl verta pažiūrėti į du konkrečius scenarijus.
Pirmasis scenarijus: dvylika darbuotojų biure
Įsivaizduokite paslaugų įmonę, kurioje dirba dvylika žmonių. Visi dirba įprastomis darbo valandomis, nuo pirmadienio iki penktadienio. Darbuotojų kaita nedidelė, per metus pasikeičia vienas ar du žmonės. Atostogos planuojamos iš anksto, nedarbingumas pasitaiko retai, o viršvalandžių beveik nebūna.
Tokioje įmonėje personalo apskaita skaičiuoklėje gali veikti visai neblogai. Žiniaraštis paprastas, atostogų likučius galima sekti vienoje lentelėje, o buhalterė, dirbanti su keliomis tokiomis įmonėmis, puikiai susitvarko.
Rizikos čia kitokios. Didžiausia jų yra priklausomybė nuo vieno žmogaus. Jei lentelę tvarko viena buhalterė ir tik ji žino, kaip joje viskas veikia, jos atostogos ar išėjimas tampa problema. Antra rizika yra dokumentų saugojimas: darbo sutartys, įsakymai ir prašymai dažnai guli skirtinguose aplankuose, o juos surasti per patikrinimą užtrunka.
Vis dėlto ir dvylikos žmonių įmonėje verta pagalvoti apie ateitį. Jei planuojama plėtra, naujas padalinys ar pamaininis darbas, skaičiuoklė, kuri šiandien veikia gerai, po metų gali tapti kliūtimi.
Antrasis scenarijus: šešiasdešimt darbuotojų su pamainomis
Dabar įsivaizduokite gamybos ar prekybos įmonę su šešiasdešimt darbuotojų. Dalis dirba pamainomis pagal suminę darbo laiko apskaitą, dalis biure, dalis nuotoliniu būdu. Darbuotojų kaita didesnė, kas mėnesį kas nors pradeda dirbti ar išeina.
Čia skaičiuoklė pradeda kainuoti. Kas ją padaro brangią:
- kiekvieną mėnesį dešimtys grafiko pakeitimų, kuriuos reikia perkelti į žiniaraštį;
- viršvalandžiai, naktinis darbas ir darbas švenčių dienomis, apmokami skirtingai;
- kelios lentelės, kurios turi sutapti tarpusavyje, bet sutampa ne visada;
- darbuotojų klausimai apie atostogų likučius ir atlyginimo sudėtį;
- vadovų prašymai pateikti ataskaitas apie darbo laiką, kaitą ir išlaidas.
Tokioje įmonėje integruota personalo valdymo sistema paprastai atsiperka ne dėl vieno didelio sutaupymo, o dėl daugybės mažų: mažiau perkėlimų, mažiau klaidų, mažiau laiko aiškinantis. FINVALDA ir kiti Lietuvos rinkoje veikiantys sprendimai tokioms įmonėms siūlo darbo laiko, atostogų ir darbo užmokesčio apskaitą sujungti su buhalterija, kad tie patys duomenys nebūtų vedami du kartus.
Šešiasdešimties žmonių įmonėje svarbus ir vadovų laikas. Kai padalinio vadovas nori sužinoti, kiek jo komandos nariai turi nepanaudotų atostogų ar kiek viršvalandžių susidarė per ketvirtį, jis kreipiasi į buhalteriją. Kiekvienas toks klausimas reiškia paiešką lentelėse. Kai vadovai šią informaciją mato patys, buhalterija gali dirbti savo tiesioginį darbą.
Didesnėje įmonėje didėja ir asmens duomenų apsaugos rizika. Skaičiuoklė su visų darbuotojų atlyginimais, persiunčiama el. paštu tarp kelių žmonių, yra tai, ko duomenų apsaugos požiūriu reikėtų vengti.
Kur slypi riba
Darbuotojų skaičius yra tik vienas veiksnys. Svarbiau yra sudėtingumas. Įmonė su dvidešimt darbuotojų, dirbančių pamainomis keliose vietose, gali turėti daugiau personalo apskaitos darbo nei įmonė su penkiasdešimt biuro darbuotojų.
Paprastas būdas įvertinti savo situaciją yra suskaičiuoti valandas. Kiek laiko per mėnesį užtrunka žiniaraščių sudarymas, atostogų apskaita, duomenų perkėlimas į darbo užmokestį ir atsakymai į darbuotojų klausimus? Padauginkite tai iš valandos kainos. Pridėkite klaidų kainą, kurias pastebėjote per paskutinius metus. Tada palyginkite su sistemos kaina. Neužmirškite ir laiko, kurį vadovai praleidžia laukdami informacijos, nes jis irgi turi kainą, tik retai kas ją skaičiuoja.
Daugeliui įmonių šis skaičiavimas parodo, kad skaičiuoklė nebuvo nemokama. Ji tiesiog buvo apmokama kitoje biudžeto eilutėje.
Svarbu ir tai, kad sistema neturi būti brangi ar sudėtinga. Mažesnėms įmonėms tinka internetu pasiekiami sprendimai, kuriems nereikia savo serverių ir kuriuos galima naudoti iš bet kurio kompiuterio.
Ką daryti, jei esate tarp dviejų scenarijų
Jei įmonė auga, verta pradėti galvoti apie sistemą dar prieš pasiekiant ribą. Perėjimas lengvesnis, kai duomenų dar nedaug ir kai tvarka dar nepasidarė chaotiška. Laukimas, kol skaičiuoklė visiškai nebesusitvarkys, reiškia, kad perėjimas vyks pačiu sunkiausiu metu.
Perėjimą galima daryti ir palaipsniui. Pirmiausia perkelti darbo laiko ir atostogų apskaitą, vėliau darbo užmokestį, dar vėliau įjungti darbuotojų savitarną. Taip komanda turi laiko priprasti, o klaidos pastebimos mažomis dalimis.
